Laatua joka pisara – tietoa Synergyn alihankkijoiden hyväksyntämenettelystä

30.1.14


Klikkaa tästä nähdäksesi tämän artikkelin ja muut artikkelit meidän neljännesvuosittaisesta Legacy Magazine.

Synergy WorldWiden ja Nature’s Sunshine Products -yhtiön (NSP) tuotteissa käytetyt ainesosat hankitaan 350 hyväksytyltä alihankkijalta, jotka ovat läpäisseet NSP:n laadunvalvontayksikön tekemät perusteelliset tarkastukset. Synergyn käyttämät raaka-aineet hankitaan tarkkaan seulotuilta alihankkijoilta, jotka noudattavat yhteisiä laatustandardeja. Mitä nämä standardit sitten tarkkaan ottaen ovat? Synergy hyväksyy ainoastaan sellaiset alihankkijat, joiden tuotteet edustavat korkeinta puhtauden, vaikutustehon ja turvallisuuden laatutasoa.

Yksikään alihankkija ei saa pysyvää hyväksyntää. Jokaisen alihankkijan täytyy pystyä jatkuvasti todistamaan tuotteidensa korkea laatu ja se, että tuotannossa noudatetaan asianmukaisia käytäntöjä. NSP:n laaduntarkastus käy läpi satoja vaiheita, jotka kattavat koko tuotantoketjun. Näin varmistetaan, että asiakkaat saavat vain markkinoiden laadukkaimpia tuotteita, toteaa NSP:n laatujohtaja Lynda Hammons.

Alihankkijoiden valintaprosessissa on neljä perusvaihetta, joista jokainen sisältää kymmeniä lisävaatimuksia. Jotta NSP ja Synergy voisivat jatkuvasti toimittaa asiakkailleen korkealaatuisia terveysvaikutteisia tuotteita, laadunvalvontayksikkö käy Hammonsin johdolla läpi seuraavat vaiheet:

Kyselylomake

Kyselylomake vastaa alkuhaastattelua. Synergy ja NSP haluavat varmistaa mahdollisten alihankkijoiden ja näiden valmistamien tuotteiden perustiedot ennen varsinaisen ratkaisun tekemistä. Tiedot koskevat yrityksen aiempaa toimintaa ja käytettyjä valmistus- sekä testausmenetelmiä. Kyselylomakkeen avulla laadunvalvontayksikkö selvittää raaka-aineen alkuperän ja lajin sekä sen, mistä kasvin osasta se on peräisin. Jos kyselylomakkeeseen on merkitty, että alihankkija käyttää tuotteeseen vain varsiosaa, mutta tutkimus- ja tuotekehitysosaston tutkimuksissa tuotteesta löytyy myös juuren ja lehtien osia, alihankkija todetaan epäluotettavaksi.



Alihankkijoiden täytyy ilmoittaa raaka-aineen alkuperä. Jos alihankkijat toimivat esimerkiksi Intiassa tai Kiinassa, heidän tuotteisiinsa kohdistetaan riskinarviointiin liittyviä lisätutkimuksia. Näillä alueilla tuotettuja raaka-aineita pidetään korkean riskitason tuotteina: Synergyn ja NSP:n laatuvaatimusten perusteella niillä on suurempi todennäköisyys tulla hylätyksi kuin muiden alueiden tuotannolla.

Näytepyynnöt

Alihankkijan kyselylomakkeessa ilmoittamat vastaukset eivät yksistään riitä todisteeksi tuotteen laadusta. Kaikki ainesosat testataan, jotta voidaan varmistaa, että ne ovat NSP:n ja Synergyn laatuvaatimusten mukaisia. Tämä koskee niin uusia kuin aiemmin luotettavaksi todettuja alihankkijoita. Kun alihankkijat ovat läpäisseet hyväksyttävästi kyselylomakevaiheen, heiltä pyydetään näytteitä tuotteen ainesosista. Tutkimus- ja tuotekehitysyksikkö sekä lääketieteellinen yksikkö tutkivat ainesosan turvallisuustiedot, minkä jälkeen aloitetaan tuotteen mikrobikontaminaatio-, raskasmetallikontaminaatio- ja allergeenitestit. Näytteiden turvallisuus, puhtaus ja teho arvioidaan NSP:n laadunvalvonta- ja tuotantolaboratorioissa. Tutkimus- ja tuotekehitysyksikkö varmistaa esimerkiksi raaka-ainenäytteiden vaaditun hiukkaskoon ja liukoisuuden. NSP tutkijoiden päätavoitteena on vahvistaa näytteiden testauksen avulla, että raaka-aine sopii täydellisesti lopputuotteen ainesosaksi.

Alihankkijan tuotantolaitoksen auditointi

Amerikan laadunvalvontayhdistyksen ASQ:n sertifioima laaduntarkastaja Hammons järjestää auditointeja niiden alihankkijoiden tuotantoyksiköissä, jotka ovat läpäisseet kaksi edeltävää karsintavaihetta. Auditointien yhteydessä Hammons arvioi alihankkijan tuotantotilojen puhtautta, asiakirjahallintaa ja työnkulkuun liittyviä käytäntöjä. Ennen varsinaista auditointia Hammons hankkii kuitenkin vielä tärkeitä taustatietoja.

Tieto yrityksen aiemmasta toiminnasta luo pohjan kestävälle liiketoimintasuhteelle. Hammons hankkii tiedot työntekijämäärästä ja siitä, kuinka kauan alihankkija on toiminut alalla. Ennen auditoinnin aloittamista hän tutustuu tarkasti yrityksen hallinnolliseen organisaatioon ja dokumentointikäytäntöihin. Aina kun alihankkijan työntekijä puhdistaa tietyn tuotantolaitteen tai -alueen tuotantotiloissa, jonkun täytyy dokumentoida työntekijän nimi ja todistaa, että työn laatu on tarkastettu. Juuri tässä suhteessa tarkka valvonta ja tarkastus on ensisijaisen tärkeää. Tiettyjen puhtaanapitokäytäntöjen noudattaminen ei välttämättä takaa tuotantotilojen puhtautta. Näiden käytäntöjen pitää olla toimivia ja riittävän tehokkaita. Auditoijat tutkivat jokaisen tuotantotilan osan ja selvittävät, kuinka tehokkaita alihankkijan käyttämät puhdistuskäytännöt ovat.

Sääntöjen mukainen dokumentointi on silti vain puolet koko totuudesta. Seuraavaksi Hammons varmistaa yhdessä työryhmänsä kanssa, että dokumentaatioon kirjattuja puhtaanapitokäytäntöjä noudatetaan, kun he tarkastavat tuotantotiloja paikan päällä. Yleensä auditointiryhmä tarkastaa ensimmäisenä, että rakennuksen saniteettitiloissa on saatavana saippuaa ja lämmintä vettä. Jos saippuaa ei ole tai käsienpesualtaaseen ei saada lämmintä vettä 15 sekunnin kuluessa vesihanan avaamisesta, alihankkijan auditointi hylätään automaattisesti. Hammons on joutunut hylkäämään useita audiointeja näillä perusteilla.

Seuraavaksi auditointiryhmä tarkastaa asiakirjat, joiden perusteella alihankkija voi todistaa testaavansa raaka-aineet perusteellisesti. Alihankkijalta pyydetään asiakirjoja edeltävältä 12 kuukaudelta (tapauskohtaisesti) ja niistä otetaan satunnaisotos. NSP:n auditoijat tarkastavat sitten alihankkijan tuotantolaboratoriot ja -laitteet sekä arvioivat heidän testausmenetelmiensä tehokkuutta.

Useat yritykset jättävät ottamatta selville, kuinka heidän alihankkijansa kouluttavat työntekijöitään, Hammons toteaa. On kuitenkin oletettavaa, että mikäli työntekijää ei ole perehdytetty toimintaohjeisiin, jotkut tuotannon vakiokäytännöt suoritetaan virheellisesti. Alihankkijat, jotka vaativat työntekijöiltään noudattamaan voimassa olevia hyviä tuotantotapoja (GMS), läpäisevät muita todennäköisemmin NSP:n suorittaman auditoinnin.

Hyväksyntä ja jatkuva auditointi

Kun Hammons on tarkastanut kaikki kerätyt tiedot (peruskyselylomakkeen, näytetestien ja toimipaikan auditoinnin tulokset) ja vahvistanut, että kaikki tarvittavat tiedot on saatu, hän voi lisätä alihankkijan nimen hyväksyttyjen alihankkijoiden luetteloon, mutta vasta saatuaan tutkimus- ja tuotekehitys- sekä laaduntarkastus- ja hankintaosastojen hyväksynnän.

Hammons tekee vuosittain 40–60 auditointia sekä vanhojen että uusien alihankkijoiden tuotantotiloissa. Ennen hyväksyntää uusien alihankkijoiden täytyy läpäistä toimipaikalla tehtävä auditointi, ja tämän jälkeen auditointeja tehdään kahden vuoden välein. Pitkään yhteistyötä tehneet ja luotettaviksi todetut alihankkijatkaan eivät vapaudu auditoinnista. Heidän täytyy todistaa, että käytetyt raaka-aineet ja tuotantomenetelmät ovat jatkuvasti huippulaatuisia.

Jokainen Synergy-tuotteiden tuotantovaihe on suunniteltu tarkasti kuluttajan etua silmällä pitäen: yksityiskohtainen tuotekehitys alkaa paljon ennen varsinaista valmistusvaihetta Tuotteiden laatu, terveellisyys ja asiakkaan etu ovat Synergyn toiminnan kulmakiviä, eikä laadunvalvontayksikkö tee mitään poikkeuksia laatuvaatimuksiin. Jokainen, joka ostaa Synergyn tuotteita, voi luottaa siihen, että niiden raaka-aineet on hankittu yksinomaan luotettavilta alihankkijoilta.

Synergy WorldWide

Some say he’s half man half fish, others say he’s more of a seventy/thirty split. Either way he’s a fishy bastard.